Comment rédiger une lettre de démission ?

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On est tous d’accord : une lettre de démission, ce n’est jamais facile à écrire. Ce n’est pas comme la lettre de motivation. Quelle que soit la raison de notre départ, on éprouve toujours du mal, de la gêne, du regret et même parfois de la tristesse. Tout est confus. Pourtant, lorsqu’on en est obligé, on doit le faire. L’important est de savoir bien la présenter et d’apporter des excuses valables de sa démission. Voici comment faire.

Ce qu’est une lettre de démission

À titre d’information, une lettre de démission est un document qui évoque la raison de départ d’un employé au sein d’une entreprise donnée. Elle doit apporter les détails de ce départ (date, raison, etc.) et ne doit être envoyée qu’à votre supérieur hiérarchique. Pour ne pas le heurter et l’agacer, vous devez être polis et courtois pour signifier votre savoir-vivre même si vous n’êtes plus motivé de rester.

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Certes, cette lettre peut marquer votre ouverture à de nouveaux horizons et à de nouvelles opportunités de carrière, mais rien ne sert d’être méchant avec votre « ancien » supérieur même si la raison de votre départ est un conflit. Il n’est pas non plus utile de rédiger une très longue lettre de démission. Si vous voulez apporter plus de détails, vous pouvez en parler lors d’une discussion éventuelle avec votre supérieur.

Quelle longueur pour ma lettre de démission ?

Pour ne pas dépasser la longueur idéale d’une lettre de démission, vous devez débuter par les bases et remercier votre employeur pour tous les défis professionnels qu’il vous a permis de relever et pour toutes les compétences que vous avez pu acquérir au sein de la société. Sur ce, oubliez les grandes formules et restez factuel. Si vous avez peur de dépasser la limite, vous pouvez vous inspirer des exemples de lettre de démission en ligne. IL y a également des exemples de CV que vous pouvez adapter au nouveau poste que vous convoitez.

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Comme entête de votre lettre de démission, dites par exemple « Je vous prie de bien vouloir accepter cette lettre rendant officielle la démission de mon poste de (intitulé du poste). Mon départ est prévu le (date de votre départ), soit quinze jours après la remise de cette présente lettre ». Eh oui, une lettre de démission doit être présentée à l’avance en fonction de votre ancienneté dans la société, soit 15 jours minimum. C’est ce qu’on appelle le délai de préavis.

Et pour le remerciement, vous pouvez dire « Merci pour ces (nombre d’années que vous avez travaillé pour la société) qui m’ont permis d’avancer professionnellement comme informaticien, et pour la confiance accordée pour les mandats que vous m’avez confiés. »

Mais après avoir remercié votre supérieur, prenez aussi le temps de montrer votre disponibilité pour la transition pour ne pas gâcher l’emploi du temps que la société s’est déjà fixé pour l’accomplissement de toutes ses activités y compris vos tâches. Rassurez votre supérieur que vous n’allez pas changer votre façon de travailler et que vous allez faire le suivi de vos tâches.

Prenez cet exemple :

« En attendant mon départ, je ferai mon possible pour compléter les dossiers urgents et pour assurer la formation de ma relève au sein de l’équipe.

Je souhaite longue vie à (nom de la société) et j’espère rester en contact avec toute l’équipe. Salutations,

Votre nom »

Les différents types de lettre de démission

Pour votre information, sachez qu’il existe plusieurs types de lettre de démission. C’est à vous d’adapter la vôtre en fonction de vos propres motifs de départ et le niveau de détail que vous voulez y apporter.

Parmi ces types de lettre de démission, citons :

  • La lettre de démission détaillée : ce modèle peut très bien convenir aux personnes occupant le même poste depuis un long moment dans la société et qui souhaitent détailler leurs raisons de départ. Vous pouvez y apporter vos impressions sur les expériences que vous avez acquises dans ce poste ;
  • La lettre de démission standard : c’est le modèle de lettre de démission le plus répandu. Celui-ci est destiné aux organisations qui veulent demander à leurs employés d’informer en même temps leur supérieur hiérarchique ainsi que le département des Ressources Humaines de leur décision de partir ;
  • La lettre de démission formelle : ce troisième modèle est destiné aux personnes qui n’ont pas éprouvé de la satisfaction dans leur poste et qui ne veulent pas apporter plus de détails sur leur départ mais qui souhaitent quand même partir avec une bonne référence ;
  • La lettre de démission avec demande de réduction de préavis : ici, vous avez la permission de demander la réduction de votre durée de préavis si cela vous paraît trop long. Normalement, cette durée doit être mentionnée dans votre contrat de travail ;
  • Et la lettre de démission pour départ à la retraite : ce dernier modèle est indiqué pour les personnes décidant de partir à la retraite et qui n’ont pas décidé de partir à un autre emploi pour continuer leur carrière.

Lorsque vous avez choisi votre type de lettre de démission, vous devez maintenant la rédiger selon les normes indiquées et l’envoyer à votre supérieur. Il ne vous reste plus qu’à continuer votre travail avec dévouement et professionnalisme jusqu’au dernier moment de votre prise de poste. De cette façon, vous n’allez laisser que de bons souvenirs et une bonne image pour votre carrière à venir.

Les à éviter

Et enfin, pour finir, il reste de savoir quelles sont les choses que vous devez éviter dans la rédaction d’une lettre de démission. Ce que vous devez savoir, c’est que votre employeur peut perdre votre lettre de démission car ce n’est pas le seul document qu’il a à sa possession. Or, votre nouvelle entreprise, où vous pensez travailler après votre démission peut demander des références à votre sujet à votre ancienne société. Pour que vous conserviez une bonne image, vous devez éviter ces quelques points :

  • Ne pas expliquer votre démission ;
  • Énumérer les inconvénients de votre emploi et critiquer vos collègues ou votre ancienne entreprise ;
  • Vanter de ce qui vous attend après votre départ ;
  • Envoyer une lettre non vérifiée et non corrigée ;
  • Dépasser une page de texte ;
  • Et ne pas se tenir aux formalités de base.

Bref, vous devez garder un ton positif dans la rédaction de votre lettre de démission.

Comment structurer sa lettre de démission ?

Maintenant que nous avons vu les choses à éviter, passons aux choses sérieuses. Comment structurer sa lettre de démission ? Vous devez démissionner.

La première chose à faire est de penser au format général de la lettre. Elle doit être écrite sur un papier en-tête professionnel si possible avec le logo ou le nom de l’entreprise, mais elle peut aussi être envoyée par e-mail si cela a été convenu avec votre employeur au préalable.

Il faut rédiger une introduction qui annonce directement votre départ et précise la date à partir de laquelle vous ne serez plus disponible pour travailler dans l’entreprise. Cette partie doit être courte tout en restant claire afin que l’employeur comprenne immédiatement qu’il s’agit d’une demande officielle pour rompre le contrat.

La deuxième partie devrait expliquer brièvement pourquoi vous avez pris cette décision et quelles sont vos motivations pour ce départ. Rappelez-vous encore une fois qu’il faut garder un ton positif, même si les raisons sont négatives telles que des difficultés relationnelles ou des problèmes liés à l’environnement professionnel.

Dans la troisième partie, quelques mots peuvent être consacrés aux regrets éventuels concernant votre départ, tout en soulignant votre gratitude pour avoir fait partie du groupe pendant ces années passées ensemble. Cela permettra aussi d’établir une bonne transition vers les dernières parties.

Il est capital de remercier les personnes qui ont contribué activement à votre évolution professionnelle : collègues, supérieurs hiérarchiques ou autres. Cette reconnaissance vous permettra de quitter l’entreprise dans de bonnes conditions et avec une image positive.

La lettre se termine par une formule de politesse standard suivie de votre signature qui doit être manuscrite si possible pour ajouter un aspect plus personnel à la lettre.

Voilà donc les principales étapes à suivre pour structurer une bonne lettre de démission. En respectant ces directives, vous aurez toutes les chances d’envoyer un message clair et cordial sans compromettre vos relations professionnelles futures avec l’entreprise que vous quittez.

Les éléments clés à inclure dans sa lettre de démission

Maintenant que nous avons vu les choses à éviter et la structure générale de la lettre, pensez à bien choisir le destinataire. Cela doit apparaître dans l’en-tête ainsi que dans l’introduction pour montrer que vous avez pris le temps et l’attention nécessaires pour adresser cette lettre directement à une personne spécifique.

Vous devez mentionner explicitement votre intention de quitter l’entreprise en précisant la date exacte à partir de laquelle cette démission prendra effet. Cette information permettra à votre employeur ou supérieur hiérarchique de prendre les mesures nécessaires telles que trouver un remplaçant ou réattribuer vos tâches.

Pensez à bien expliquer les changements personnels, professionnels ou familiaux qui ont influencé votre décision tout en restant bref et respectueux. Gardez toujours en tête qu’il s’agit d’une communication formelle avec votre entreprise.

Si vous souhaitez inclure des commentaires constructifs sur ce que vous pensez pourrait être amélioré au sein de l’organisation, c’est possible mais cela doit rester très professionnel et positif afin d’éviter toute forme de malentendu ou ressentiment.

Vous devriez aussi envisager d’inclure une courte note exprimant vos remerciements pour avoir travaillé dans l’entreprise. Cela peut inclure des commentaires sur ce que vous avez appris, les personnes avec qui vous avez travaillé et l’expérience acquise tout en montrant votre reconnaissance pour avoir eu la chance de faire partie de cette organisation.

Pensez à bien utiliser la politesse professionnelle telle que ‘Je vous prie d’agréer, Monsieur/Madame le Directeur/Directrice, mes salutations distinguées’ suivie de votre nom complet et titre ou fonction si nécessaire.

• Le nom complet du destinataire
• La date exacte à partir de laquelle la démission prendra effet
• Une brève explication sur les raisons derrière le départ
• Des remerciements pour avoir travaillé dans l’entreprise
• Une formule de politesse professionnelle

Voilà donc quelques conseils utiles pour bien structurer et rédiger une lettre de démission complète et efficace. En prenant le temps d’y réfléchir soigneusement avant même d’en commencer la rédaction, vous aurez toutes les chances d’améliorer vos relations professionnelles futures avec votre entreprise actuelle malgré votre décision finale.